«Как долго нужно хранить анкеты опроса, согласно которому в доме был выбран новый управляющий?»
На вопрос отвечают специалисты Министерства экономики:
В соответствии с Законом об управлении жилыми домами (8-я статья, вторая часть, 4-й пункт), в четвертом разделе домового дела должны собираться все документы, связанные с обслуживанием жилья: договор на управление жилым домом, устав общества собственников квартир или кооператива или же взаимно заключенный договор об обслуживании жилого дома, протоколы собраний или опросов собственников квартир, подтверждающие их решения, планы на управление, бюджетные отчеты, договора на работы по управлению домом и т.п.
Говоря о домовом деле конкретного дома, нужно подчеркнуть, что ведение такого дела в соответствии с Законом об управлении (6-я статья, вторая часть, 3 пункт) является обязательным действием по управлению домом. Закон говорит (8-я статья), что домовое дело должно быть заведено в каждом жилом доме и может храниться у владельца дома. Если же у дома несколько владельцев, то дело хранится у управляющего, если только в договоре об управлении не установлен другой порядок.
В соответствии с правилами Кабинета министров № 908 „Правила ведения и актуализации домового дела» в домовое дело включают оригиналы документов или в определенном порядке заверенные копии оригиналов (выписки, заверенные копии, дубликаты и т.п.), за исключением случаев, когда в дело разрешено помещать простые копии документов (16-й пункт).
Одновременно 20-й пункт данных правил определяет, что отдельно от домового дела заводят том, в который помещают документы, утерявшие свою актуальность (архивный том). Документы признаются потерявшими актуальность в случае, если они выполненны или у них истек срок давности. Лицо, ведущее домовое дело, помещает документы в архивный том по истечении двух лет со времени, когда они потеряли актуальность. До 1 февраля следующего года он подшивает и подписывает такие документы, после чего обеспечивает хранение такого архивного тома.
Нет нужды подшивать документы, которые оформлены в соответствии с нормативными актами об оформлении электронных документов. В разделе содержания домового дела напротив соответствующего документа делают отметку о том, что он помещен в архивный том. Архивный том сохраняют как минимум два года или дольше, если управляющий установил другой срок хранения.
Принимая во внимание упомянутое, можно сделать вывод, что оригиналы решений общности владельцев квартир жилого дома или же в определенном порядке изготовленные производные документов (выписки, заверенные копии, дубликаты и т.п.) должны быть включены в домовое дело, но их можно перенести в архивный том, если общность владельцев квартир принимает новое решение, которое содержательно отменяет прошлое решение. Например, если владельцы квартир проголосуют за заключение договора с новым управляющим, то ранее принятое решение о заключении договора с действующим управляющим считается потерявшим актуальность и может быть помещено в архивный том не ранее, чем через два года.