Как правильно созвать общее собрание?

«Мы слышали, что в соседнем доме, которым управляет частное обслуживающее предприятие, жители вносят в ремонтный фонд всего по 0,10 евро с квадратного метра зимой, зато летом, когда нет счетов за отопление, они  платят уже по 0,35 евро. Что делать, чтобы наш упраляющий тоже ввел в доме такую удобную систему?»

Жители любого дома могут принять такое решение в порядке, предусмотренном в Законе о квартирной собственности. Это значит, что общность владельцев квартир должна проголосовать за то, какие ремонтные накопления и в какой период будут делать все жители. Далее это решение нужно передать управляющему. Один из способов, как принять такое решение, это голосование на общем собрании.

Зачем нужно общее собрание?

Если общность владельцев квартир приняла решение с соблюдением всех требований Закона о квартирной собственности, то такое решение должны выполнять все жители дома. Главное, чтобы «за» проголосовали владельцы квартир, которые представляют большую половину имеющихся в доме квартирных собственностей. Исключением являются случаи, когда для принятия решения по закону нужно больше голосов, или если сама общность проголосовала за то, что для принятия каких-либо важных решений нужно собрать больше голосов, например, 75%.

По закону суд может признать решение общности не имеющим законной силы. Если такое случилось, то решение общности будет обязательным только для квартировладельцев, которые проголосовали «за», и не будет обязательным для собственников, которые не участвовали в общем собрании.

Поскольку решение собственников может быть признано не имеющим законную силу, важно знать, как принять решение правильно.

Закон говорит, что единственной причиной, по которой решение собственников может быть признанно не имеющим силы, является нарушение процедуры принятия этого решения. Как видите, важно соблюдать все правила проведения общего собрания. Процедуру общего собрания условно можно разделить на четыре этапа.

Созыв общего собрания (информирование собственников квартир)

Процедуру созыва общего собрания необходимо соблюдать, поскольку решение общности касается интересов всех собственников квартир, так что все они должны иметь возможность участвовать в принятии этого решения.

Инициатором общего собрания может быть один или несколько владельцев квартир или управляющий (первая часть 19-й части закона). Так что никто из третьих лиц, не являющихся собственниками квартир или управляющим, не имеют права созывать общее собрание собственников квартир – если только сами квартировладельцы не уполномочили на это какое-нибудь третье лицо. Фактически владельцы жилья не должны отзываться на приглашение на общее собрание, составленное третьим лицом, не имеющим на это никаких полномочий.

Закон говорит, что каждый владелец квартиры должен получить письменное приглашение на общее собрание. Это значит, что организаторы собрания должны либо вручить письменное приглашение лично квартировладельцу под подпись, либо разослать приглашения по почте, чтобы в случае необходимости можно было подтвердить, что письменные приглашения были выданы или высланы.

В приглашении указывают место общего собрания, дату и время его проведения, а также подлежащие обсуждению вопросы. Важно выслать приглашения как минимум за неделю до дня общего собрания.

Если приглашения выслылают по почте, то направляют их на адрес декларирования владельца квартиры или на другой указанный им адрес. Нужно понимать, что многие собственники жилья сдают свои квартиры, поэтому заброшенное в почтовый ящик приглашение может не дойти до адресата.

Кстати, общность владельцев квартир может проголосовать за другой порядок информирования, но пока такое решение не принято, нужно действовать в соответствии с требованиями закона.

Общность, например, может проголосовать за рассылку приглашений по электронной почте. Нужно принимать во внимание, что пожилые люди часто не пользуются интернетом, так что в решении нужно предусмотреть возможность выбора, получать ли приглашение по электронной или обычной почте.

Ход общего собрания

Для того, чтобы начать процесс принятия решения на общем собрании, нужно выяснить, является ли общее собрание дееспособным.

Общее собрание является дееспособным, если на нем представлено более половины всех квартирных собственностей (третья часть 19-й статьи). То есть для констатации данного факта сначала надо выяснить, сколько всего квартирных собственностей в доме. Это можно узнать в разделе Земельной книги по адресам www.lursoft.lv или www.zemesgramata.lv. Пользование разделом Земельной книги является платной услугой.

В общность собственников квартир входят все собственники квартир соответствующего дома. Одно лицо может владеть несколькими квартирами. Соответственно, сколько у человека квартир, столько и голосов на общем собрании. Существует исключение: если одному человеку принадлежит большая часть квартир дома, то в голосовании он имеет только 50% голосов от общего числа. Как видите, закон делает акцент на количество представленных квартирных собственностей, а не на число собственников квартир.

У одной квартиры может быть несколько собственников, однако во время принятия общего решения у этой квавртиры (ее представителя) будет только один голос. Совладельцы должны уполномочить на участие в голосовании одного из них.

Для того, чтобы зафиксировать число квартировладельцев, явившихся на общее собрание, нужно составить список регистрации участников собрания. Являясь на собрание, владельцы квартир должны показать удостоверение личности и зарегистрироваться в списке, в котором указывают:

■ имя и фамилию,

■ персональный код,

■ номер квартиры,

■ наличие полномочий, если такие имеются (указывают доверенность или другие документы, например, для представителя юридического лица – справку из Регистра предприятий, удостоверяющую доверенность и пр. Документ о полномочиях или его копию прикладывают к протоколу решения),

■ документы о правах собственности (выписка из Земельной книги, договор купли, вступившее в силу решение суда и т.п.),

■ подпись.

Все эти данные необходимы для того, чтобы четко идентифицировать участника общего собрания и определить, имеет ли этот человек право участвовать в принятии решения общности. После регистрации участников, если представлено больше половины от всех квартирных собственностей, общее собрание выбирает председателя и протоколиста (пятая часть 19-й статьи закона).

Как видите, ход собрания должен быть запротоколирован, этим занимается протоколист. Он фиксирует ход общего собрания, обсуждаемые вопросы и число собственников квартир, проголосовавших за конкретное решение.

Принятие решения на общем собрании

При рассмотрении вопроса на общем собрании нужно определить, находится ли принятие решения в компетенции общего собрания. В соответствии с первой частью 16-й статьи закона общность владельцев квартир имеет право решить любой вопрос, касающийся общей собственности.

Голосовать можно как «за», так и «против». Подсчитываются голоса «за», и от их числа зависит, будет ли принято решение. Если владелец квартиры воздерживается от принятия решения или не участвует в голосовании, это значит, что его голос будет засчитан, как голос «против».

Также нужно определить количество голосов, которое необходимо для принятия конкретного решения. Минимальное количество голосов в большинстве случаев – простое большинство. Например, если в доме 100 квартир, а в собрании участвуют собственники 75 из них, то для принятия решения «за» должны проголосовать собственники 51 квартиры.

Если решение принято большинством голосов, то решение общности становится обязательным для выполнения даже тех жителей, которые не участвовали в общем собрании или голосовали «против».

Оформление протокола общего собрания

Как именно оформлять решения общности и протоколы, могут решить сами владельцы квартир. Однако лучше всего воспользоваться образцами, принятыми в вашем домоуправлении.

Протоколы должны быть пронумерованы, лучше всего принять нумерацию в рамках одного года. Например, если вы проводите первое общее собрание в 2018 году, то можно присвоить протоколу номер 1/2018.

В протоколе обязательно указывают число голосов по каждому принятому решению. Принятые решения также включают в протокол. В конце протокола указывают время завершения собрания, после чего протокол подписывают председатель собрания и протоколист.

Имеет смысл заранее подготовить проекты решений, чтобы владельцы квартир четко видели, за что они голосуют.

Решение состоит из текстовой части и части непосредственно самого решения. Такие решения являются частью протокола.

В текстовой части решения указывают информацию, которая является основанием для принятия решения. Например, общность владельцев квартир желает сменить счетчики воды, чтобы снизить потери воды. В таком случае в текстовой части можно указать разницу в потреблении воды, которая образуется в доме каждый месяц и которую можно снизить при помощи новых счетчиков. Можно указать также оценку будущих работ, скажем, если получена смета какой-нибудь фирмы на замену счетчиков.

За текстовой частью следуют результаты голосования собственников квартир «за» и «против» решения. Эта часть является самой важной, в ней необходимо указывать четкие решения, ведь расплывчатые решения невозможно выполнить.

Например, если на собрании выбирают уполномоченное лицо (необходимо 75% голосов собственников), то указывают объем его полномочий и, если необходимо, вознаграждение. Также нужно указать, из каких средств вы планируете оплачивать это вознаграждение или же финансировать ремонтные работы. Например, на собрании важно проголосовать не просто за замену крыши, но и указать, поручаете вы эти работы домоуправлению или уже сами выбрали исполнителя и какая сумма будет потрачена. Если на счете дома нет нужных средств, нужно проголосовать за то, как делать накопления или каким будет взнос владельца каждой квартиры.

Далее все документы общего собрания передают управляющему для выполнения решения общности квартировладельцев.