«Требую домовую книгу!»

Кто и как может ознакомиться с документами о финансовом и техническом состоянии дома? Правила общения с управляющим 

Одна из задач управляющего – своевременно информировать собственников квартир обо всем, что происходит в доме. Главным инструментом для этого является домовое дело. Как это работает?

«Управляющий не дает документы!»

«Наш управляющий Jūrmalas namsaimnieks сообщает, что потратил все ремонтные накопления жителей на устранение аварийных ситуаций, – рассказывает Мария Берзиня из Юрмалы. – Но когда я требую показать мне сметы на выполненные ремонтные работы, мне отказывают. Вернее, сначала управляющий выдал мне копии примерно половины документов. А про вторую половину мне в офисе Jūrmalas namsaimnieks сказали так: «Приходите и смотрите документы на месте, копии мы вам не выдадим и фотографировать бумаги не разрешим».

Мария возмущена этой ситуацией и говорит, что она не робот, чтобы запомнить все цифры из ремонтных смет. Тем временем копии документов необходимы ей, чтобы подать в суд на управляющего: «По бумагам домоуправа получается, что он выполнил какие-то аварийные работы прямо в моей квартире. Но я не могу пользоваться своей квартирой из-за аварии, и она давно стоит запертой. Во-первых, мастера никак не могли выполнить заявленные работы в закрытой квартире, во-вторых, после аварии я вынуждена снимать другую квартиру. Я хочу взыскать с домоуправления компенсацию расходов за наем жилья и заставить вернуть дому деньги, якобы потраченные на несостоявшийся ремонт».

Пока главным препятствием для Марии является отсутствие документов из домового дела. Она спрашивает, правильно ли поступает домоуправ, не выдавая ей копии актов и смет.

Кто отвечает за домовое дело?

Правила Кабинета министров № 908 о ведении и актуализации домового дела изданы в 2010 году в соответствии с 8-й статьей четвертой части Закона об управлении жилыми домами. Правила определяют порядок ведения и актуализации домового дела в многоквартирных жилых домах.

Кто отвечает за ведение домового дела?

Домовое дело создает, ведет и актуализирует владелец многоквартирного жилого дома, управляющий или доверенное лицо владельца (в дальнейшем – ведущий домового дела).

Запрещено отдавать домовое дело на хранение другому лицу, не уполномоченному на это общим решением собственников квартир.

Именно официальный ведущий домового дела отвечает за соответствие информации, включенной в дело, требованиям нормативных актов и обеспечивает защиту этой информации в соответствии с нормативными актами. Также ведущий домового дела отвечает за его хранение и защиту.

Книга или файл?

В каком виде должно быть оформлено домовое дело?

Домовое дело можно вести как в виде бумажного документа, так и в электронном формате. Ведущий домового дела выбирает такую форму ведения дела, которая обеспечивает сохранность и актуализацию включенной в документы информации.

Домовое дело в электронном формате ведут в соответствии с нормативными актами об оформлении электронных документов. Например, документ, подготовленный в электронном виде, сохраняют в той форме, в которой он изначально создан, отправлен или принят.

Бумажное домовое дело должно иметь титульный лист, на котором указывают адрес дома и год начала ведения дела.

Что входит в домовое дело?

Домовое дело состоит из четырех частей. В каждой части домового дела помещают указатель содержания. В содержании указывают все приложенные документы с пометкой о количестве листов в каждом. В содержании указывают форму каждого из приложенных документов.

Если домовое дело ведется как в виде бумажного документа, так и в электронном формате, такие указатели содержания используют для обеих форм ведения дела.

Итак, в домовое дело в хронологическом порядке (от старых документов – к новым) включают документы, содержащие или дополняющие содержащуюся в домашнем деле информацию. Документы включаются в соответствующий раздел, нумеруя страницы в порядке возрастания.

В домовое дело включают оригиналы документов или их копии, заверенные в определенном порядке (выписки, заверенные копии, дубликаты и т.п.). Во включенных в домовое дело документах не допускаются поправки в виде стертой или зачеркнутой информации. Лицо, делающее любую поправку в домашнем деле, заверяет ее собственной подписью.

Как узнать, кто был ознакомлен с документами из домового дела?

Если домовое дело в жилом доме по поручению собственников квартир ведет управляющий, в завершении домового дела обязательно указывают сведения о лицах, ознакомленных с имеющейся в домовом деле информацией.

Куда пропадают старые документы?

Как долго документы дома хранятся в домовом деле и куда попадают старые документы?

Отдельно от домового дела ведется досье, в которое помещают документы, утерявшие свою актуальность (далее – архивное досье). Документами, утратившими актуальность, признаются такие, которые выполнены или имеют истекший срок действия. Ведущий домового дела помещает документы в архивное досье по истечении двух и более лет после утери ими актуальности. Ведущий домового дела до 1 февраля следующего года сшивает и подписывает документы и обеспечивает хранение досье. Требование к сшиванию не относится к документам, которые оформлены согласно нормативным актам об оформлении электронных документов. В указателе содержания соответствующей части домового дела рядом с упоминанием документа делают пометку о его перемещении в архивный том.

Как долго хранится такое архивное дело?

Архивное досье сохраняется два года или больше, если такой срок указан управляющим.

Путеводитель по четырем частям домового дела

Что входит в первую часть домового дела?

В первую часть домового дела включают копии таких документов, которые подтверждают права собственности на недвижимое имущество, копию дела кадастровых замеров жилого дома (квартирной собственности), а также упомянутые в нормативных актах основные документы жилого дома.

Как быстро в этот раздел должны быть внесены любые случившиеся изменения?

Документы, на основании которых произведены изменения в уже включенных в домовое дело основных документах дома, необходимо присоединить к делу в течение 10 рабочих дней после их получения.

Что входит во вторую часть домового дела?

Во вторую часть домового дела включают сведения о собственниках жилого дома и владельце государственного жилого дома:

■ данные о собственниках жилого дома или владельце государственного дома вписываются в список собственников и владельцев жилого дома, в котором отдельно указывают соответствующие идеальные части дома и их собственников или владельцев (для физических лиц – имя, фамилия, персональный код, для юридических лиц – название и регистрационный номер);

■ данные о собственниках квартир вносят в список, в отдельной графе которого указывают номер соответствующей квартиры и ее собственника (для физических лиц – имя, фамилия, персональный код, для юридических лиц – название и регистрационный номер);

Как быстро документы должны быть приложены к домовому делу, если, например, у квартиры сменился собственник?

В случае смены владельца новый собственник квартиры сообщает об этом ведущему домового дела в течение 10 рабочих дней после закрепления прав собственности в соответствующей Земельной книге, предоставив копию удостоверения Земельной книги. Ведущий домового дела в течение двух рабочих дней вносит изменения в список владельцев квартир. Список ведут таким образом, чтобы замена всех владельцев была видна.

Что входит в третью часть домового дела?

В третью часть домового дела включают технические документы на жилой дом.

Как быстро в этот раздел должны быть внесены любые случившиеся изменения?

Документы, на основании которых сделаны изменения в уже включенных в дело документах, в домовое дело вносят в течение 10 рабочих дней после их получения.

Что входит в четвертую часть домового дела?

В четвертую часть домового дела включают копии документов, подтверждающих законность формы управления жилым домом, другие предусмотренные нормативными актами документы, а также документы на проведение всех обязательных работ и прочих действий по управлению жилым домом и подтверждение их выполнения.

Именно в этой части хранят все сметы и договора на проведенные в доме ремонты?

Да.

Что еще входит в эту часть?

К четвертой части домового дела присоединяют также документы, на основании которых учреждены права сервитута (особый вид вещного права, заключающийся в праве пользоваться в установленных пределах чужой вещью или в определенном отношении ограничивать ее собственника – прим. ред.) в пользу других лиц или другого земельного участка.

Самая главная часть

Получается, что четвертая часть домового дела – самая объемная и самая важная для жителей?

Можно сказать и так. Ведь в четвертую часть домового дела включают:

■ распечатки бухгалтерских документов дома о перечислениях за предыдущий месяц, которые получены от каждого собственника идеальной части жилого дома или владельца квартиры и которые подтверждают платежи, перечисленные поставщикам услуг – до последнего дня каждого следующего месяца;

■ показания счетчиков (как общего, так и индивидуальных или установленных в других помещениях) за предыдущий месяц, если расчеты с поставщиками услуг ведутся при посредстве управляющего. Это делается до последнего дня каждого следующего месяца;

■ обзор фактических доходов и расходов жилого дома за каждый предыдущий квартал – до пятнадцатого числа первого месяца аналогичного квартала следующего года. В эту часть включается также обзор фактических доходов и расходов жилого дома за предыдущий календарный год – до 31 мая следующего года;

■ документы, связанные с планированием технического содержания жилого дома, включаются в четвертый раздел домового дела в течение 10 дней после утверждения соответствующего плана в порядке, оговоренном нормативными актами;

■ документы, подтверждающие выполнение работ по техническому содержанию дома (обслуживание теплосетей, электросетей, водопровода и канализации и прочих работ) – в течение двух рабочих дней после проведения соответствующих мероприятий или после подписания акта сдачи-приема работ;

■ информация об объеме накопленных средств за год.

Надо сказать, что по решению собственников квартир или управляющего в домовое дело можно включать и прочую существенную информацию по управлению и обслуживанию жилого дома.

Прав ли управляюший, не выдавая копии доку-ментов из домового дела?

А что все-таки с  предоставлением информации? Может ли любой собственник квартиры прийти в домоуправление и полистать домовое дело?

В правилах № 908, пункт 27, говорится: собственник жилого дома (в том числе – владелец квартиры – прим. ред.) имеет право ознакомиться с материалами домового дела в присутствии ведущего дела».

А управляющий может выдать копии документов из домового дела?

Хороший вопрос! В упомянутых правилах, пункт 28, сказано, что ведущий домового дела, основываясь на письменном запросе учреждения, отвечающего за надзор по выполнению нормативных актов, регулирующих ведение домового дела, обязан предоставить этому учреждению информацию из домового дела, касающуюся вопросов управления жилыми домами, находящимися в его компетенции. Также ведущий домового дела, основываясь на письменном запросе, обязан предоставить информацию, содержащуюся в третьем и четвертом разделе домового дела, государственным и муниципальным учреждениям, если эта информация необходима для выполнения ими функций и учреждения обосновывают эту необходимость в информационном запросе.

То есть органам власти управляющий должен представлять копии и выписки из домового дела. А вот собственнику квартиры управляющий может только показать домовое дело. В правилах ничего не сказано о том, что владелец квартиры имеет право получить копию или самостоятельно скопировать или сфотографировать документы.

Почему я не могу сфотографировать документы?

Формально это требование связано с защитой личных данных и гарантирует, что человек случайно не узнает о своих соседях такие данные, которые те хотели бы скрыть.

Все ли документы домового дела я могу просмотреть или есть ограничения?

В правилах Кабинета министров № 908 нет ограничения на просмотр документов. Следовательно, вы можете прочитать все бумаги, входящие в домовое дело. 

Как запросить документы?

Если я просмотрю домовое дело, будет ли это где-то отмечено?

Да, если домовое дело ведет управляющий, в завершении дела должны быть включены сведения:

■ о дате просмотра домового дела;

■ о том, какие разделы домового дела были просмотрены. Также нужно отметить, какая информация была скопирована или другим образом перенесена;

■ о лице, которое ознакомилось с домашним делом, указав его имя, фамилию, представляемое им учреждение и подпись.

Как долго можно просматривать домовое дело?

Правилами не установлены ограничения на этот счет.

В любой ли день, придя в домоуправление, я могу получить домовое дело?

В большинстве случаев управляющие просят заранее согласовать с ними время просмотра, чтобы подготовиться.

Обязан ли управляющий сам сделать для меня копии документов, например, смет и договоров на ремонт?

Порядок, в котором управляющий предоставляет информацию жителям, определяется в договоре на управление каждого конкретного дома. Об этом говорит Закон об управлении жилыми домами.

Что делать, если я хочу судиться с управляющим на основании документов из домового дела, но не могу получить их копии?

В таком случае копии документов по вашему иску может затребовать суд.

Что делать, если какой-то раздел домового дела оказался пустым?

В начале ведения домового дела, в него помещают документы, находящиеся в распоряжении ведущего домового дела, а также присоединяют указатель содержания. В третью часть домового дела документы можно не помещать – за исключением тех случаев, когда нормативные акты и заключенные управляющим договоры предусматривают заполнение этой части.

Что делать, если управляющий не поместил в домовое дело какие-то важные документы?

Документы, необходимые управляющему для обеспечения непрерывного процесса управления, управляющий может не помещать в домовое дело. Такие документы управляющий присоединяет к делу, когда передает права управления или права ведения домового дела другому лицу.

Хранить, как зеницу ока

Что происходит с домовым делом, когда дом переходит к другому управляющему? Должен ли старый управляющий передать все документы?

Да, поскольку домовое дело является собственностью дома. Если права на управление жилым домом или на ведение домового дела передаются другому лицу, то оно присоединяет к домашнему делу акт сдачи-приема, в котором указывается дата перенятия ведения домового дела и документы, которые присоединены к домовому делу, а также те документы, которые еще предстоит присоединить. Акт сдачи-приема домового дела подписывает прежний его ведущий и лицо, перенимающее права на ведение такого дела.

Как правильно перенять домовое дело?

Перенимая ведение домового дела, новый ведущий должен удостовериться в том, что документы, присоединенные к домашнему делу, соответствуют указателю его содержания. Если между лицом, сдающим домовое дело, и лицом, его принимающим, возникают разногласия по поводу соответствия приложенных документов указателю содержания, упомянутые разногласия фиксируются в акте сдачи-приема домового дела.

Как быть, если наш дом хочет хранить домовое дело у старшего по дому или у другого уполномоченного лица?

Да, это возможно. Если собственники квартир вашего дома объединились и переняли права управления домом, они могут сами решать, как хранить домовое дело и вести его актуализацию в соответствии с требованиями правил Кабинета министров № 908.

Кто платит управляющему за ведение домового дела?

В соответствии с правилам Кабинета министров, плата за ведение домового дела уже включена в общую плату за обслуживание дома.