Как организовать общее собрание во время пандемии?

Общества собственников квартир и кооперативы ищут способ отчитаться перед жителями

Чрезвычайная ситуация в Латвии продлена как минимум до 6 апреля, и многие управляющие интересуются, как в этих условиях провести ежегодное отчетное собрание и в случае необходимости переизбрать правление общества собственников квартир или кооператива.

«Я председатель кооперативного общества. По уставку кооператива я обязан ежегодно до 1 апреля созвать общее собрание членов общества, отчитаться за работу кооператива в прошлом году и согласовать с собственниками квартир план работ на следующий период. Как мне поступить, чтобы выполнить данные требования во время чрезвычайной ситуации?»

Совет организовать собрания удаленно

Отвечает юрист управления правового обеспечения департамента жилья и среды Рижской думы Андра Кебере:

– Закон о контроле за распространением инфекции Covid-19 кроме прочего определяет права и обязанности, которые в связи с необходимостью предотвращения государственной угрозы и борьбы с распространением коронавируса имеются у частных лиц. Не только государственные учреждения, но и частные лица в своих действиях должны соблюдать следующие условия:

■ услуги по мере возможностей необходимо предоставлять удаленно, не ограничивая при этом прав частных лиц и не создавая чрезмерной административной нагрузки на само учреждение;

■ если невозможно оказать услугу удаленно, ее оказывают очно, но при этом обеспечивая эпидемиологическую безопасность работающих и получателей услуги в соответствии с требованиями нормативных актов;

■ дела, отложенные во время чрезвычайной ситуации, рассматриваются в приоритетном порядке, если только отдельные дела, поступившие после ЧС, не нуждаются в еще более срочном рассмотрении.

Исходя из этого, во время чрезвычайной ситуации советуем председателю жилищного кооператива организовать ежегодное отчетное собрание удаленно.

Если собрание невозможно провести онлайн, то отчет о работе управляющего нужно предоставить членам кооператива, отправив его в виде заказного письма или письма на электронную почту. Необходимо предоставить членам кооператива определенное время на то, чтобы они до конкретной даты могли выслать свои вопросы о готовом годовом отчете и таким же способом отправить им ответы на полученные вопросы. По нашему мнению, таким образом правление кооператива обеспечит соблюдение прав частных лиц.

Во время чрезвычайной ситуации мы не советуем приглашать членов кооператива или товарищества на очное собрание, поскольку это связано с рисками распространения Covid-19. Нужно принять во внимание, что в этом случае главная задача управляющего – предоставить ежегодный отчет, причем форма отчета не является определяющей, если только у членов кооператива или собственников квартир есть возможность выяснить ответы на неясные вопросы или подать свои предложения. 

Отменить нельзя!

– Может ли кооператив вообще отменить отчетное собрание из-за пандемии? Наш читатель рассказывает, что собрание за 2020 год таким образом уже отменили.

– По мнению департамента, недопустима ситуация, в которой проблему не пытаются решить альтернативными способами, то есть вообще не отчитываются перед членами кооператива или собственниками квартир.

Таким образом управляющий ограничивает права членов кооператива и нарушает определение 1 пункта первой части 2-й статьи Закона о контроле за распространением инфекции Covid-19. В этом пункте говорится, что по мере возможности необходимо предоставлять услуги удаленно, не ограничивая при этом права других лиц. Кооператив или общество собственников не имеют права просто отменить отчетное собрание из-за пандемии. 

– Понятно, что председатель кооператива может отправить отчет в письменном виде. Но должен ли он получить у конкретного жителя разрешение отправлять ему документы на электронную почту?

– Для того, чтобы выслать отчет на электронную почту членов кооператива, не нужно получать их письменного согласия. Если человек создал электронный адрес и сообщил его кооперативу, а также сам использовал его для связи с кооперативом, то предполагается, что член кооператива сам выбрал электронную почту для контакта с управляющим.

Закон важнее, чем устав

– Но что делать, если в уставе кооператива или общества все-таки указано, что собрания должны проходить очно?

– Законы имеют большую юридическую силу и подлежат исполнению. Сейчас все мы должны исполнять Закон о контроле за распространением инфекции Covid-19 и другие нормативные акты, являющиеся обязательными во время чрезвычайной ситуации. Другой вопрос, что, если в уставе определено время проведения собрания, то его нужно соблюдать. В таком случае управляющий обязан удаленно отчитаться перед жителями до конкретной даты.

– Что делать, если во время чрезвычайной ситуации закончился срок полномочий правления кооператива и необходимо выбрать новое правление?

– Это также можно сделать удаленно. Сначала необходимо попросить членов кооператива до конкретной даты выдвинуть кандидатов на должности членов правления, а также в избирательную комиссию, которая будет подсчитывать голоса и сообщит результаты голосования. После получения предложений о кандидатах кооператив в определенный день высылает бюллетени для голосования и определяет срок для их заполнения и сдачи. Также кооператив должен оговорить другие вопросы, решение которых необходимо для успешного проведения голосования, то есть весь процесс требует тщательной организации.

– Все ваши советы относятся также к обществам собственников квартир и перенятым домам?

– Конечно! Управляющий может и обязан организовать отчетные собрания удаленно. Нужно помнить, что в этом случае упор делается именно на выполнении отчетных обязательств управляющего.