«Хотим все знать про свой дом!»

С 1 марта управляющие обязаны вести домовые дела в электронном виде, чтобы они были удобно доступны всем собственникам квартир: почему такое не происходит? 

Этой весной в сфере управления жилыми домами случилась небольшая революция. Все управляющие Латвии с 1 марта обязаны перейти на ведение домовых дел в электронной среде. По идее, теперь главные сведения о каждом доме должны быть удобно доступны каждому собственнику квартиры, имеющему возможность следить за ними в интернете. Но в действительности все сложнее... 

Управляющие не торопятся

В Законе об управлении жилыми домами, статья 8-я, четко сказано: каждый управдом обязан начать ведение электронных домовых дел в Системе строительной информации (BIS) уже к 28 февраля 2023 года.

– Однако по последним данным на конец января 2023 года в BIS активированы домовые дела только для 4700 многоквартирных жилых домов Латвии, – рассказывает Ивета Путне, руководитель отдела регистра Системы строительной информации. – Это лишь десятая часть всех жилых домов страны.

Почему же управляющие не спешат выкладывать документы о домах в интернет, где они были бы удобно доступны каждому владельцу квартиры? Неужели им есть, что скрывать?

Нет, причина промедления, скорее всего, в другом. Домоуправления просто еще не освоились с Системой строительной информации, особенно тяжело приходится частным управляющим, обществам собственников и кооперативам. А наказание за то, что они не ведут домовые дела в электронном виде, пока не предусмотрено. Зачем же спешить?

Как начать пользоваться?

Тем временем Система строительной информации, доступная каждому жителю по адресу bis.gov.lv, может намного облегчить участие собственников квартир в обслуживании собственного дома. Ивета Путне подробнее рассказала, как все работает.

– Начать нужно с того, что, согласно закону, информация из домового дела должна быть доступна всем собственникам квартир, права собственности которых зарегистрированы в земельной книге, – говорит эксперт.

Если документы выложены в системе BIS, то владельцы квартир могут рассматривать их в любое удобное время, и это большой плюс.

Информация из домовых дел становится доступной пользователям BIS после обычной в таких случаях авторизации (подтвердить свою личность можно с помощью системы электронной подписи или интернет-банка). Конечно, каждый собственник квартиры может просматривать сведения только о своем доме, информация о соседних домах для него закрыта.

Для того, чтобы начать просмотр домового дела, собственнику квартиры достаточно зайти по ссылке bis.gov.lv и проследовать в раздел Būvju ekspluatācija («Эксплуатация зданий»), подраздел Māju lietas («Домовые дела»).

– Если человеку принадлежат несколько квартир, то на портале в разделе Īpašnieka lietas («Дела собственника») доступны несколько домовых дел – по одному на каждый адрес, – поясняет Ивета Путне. 

Все документы – и «бумажные», и электронные – нужно вносить в BIS

С 1 марта 2023 года управляющий обязан помещать все документы по дому именно в электронную систему BIS.

– Понятно, что многих управляющих и владельцев квартир волнует вопрос, неужели и документы сейчас должны оформляться только электронно, – комментирует Ивета Путне. – Но в 8-й статье Закона об управлении жилыми домами говорится, что в домовое дело можно включать как документы, подготовленные в обычном бумажном формате, так и электронные документы, которые уже изначально будут подготовлены в BIS.

Прямо в системе BIS можно электронно подготавливать протоколы обследования дома, составлять планы на управление домом, дополнять сведения об объеме накопленных жителями средств, проводить опросы владельцев квартир, готовить протоколы с решениями общего собрания или опроса.

Но, как уже было сказано, к домовой книге в BIS можно присоединять и документы, подготовленные вне системы, напоминает Ивета Путне.

– Например, это договора на управление домом, протоколы общих собраний или опросов, состоявшихся очно, а не в электронной системе. Кроме того, в домовой книге жителям будут доступны документы не только от управляющего, но и из других регистров BIS (например, энергосертификат дома).

Что можно узнать из BIS?

Если управляющий перенес домовое дело в систему BIS, то любой владелец квартиры, зарегистрировавшись в системе, может получить информацию из следующих разделов:

■ Управляющий

■ Собственники

■ Счетчики (здесь размещаются показания общедомовых счетчиков)

■ Расходы на управление

■ Отчеты о доходах и расходах

■ Сообщения

■ Общие собрания

■ Опросы

■ Журнал регистрации обследований

■ Ремонтные работы

■ Документы

■ Полномочия и делегирования.

■ Решения.

Владельцы квартир могут пополнять и активно использовать несколько разделов системы, утверждает Ивета Путне:

– Например, любой владелец квартиры в системе может внести или исправить свою контактную информацию. При этом остальные владельцы квартиры увидят только имя и фамилию своих соседей, то есть не смогут получить ваши личные данные или контакты.

Также владельцы квартир могут самостоятельно занести в домовое дело письменную доверенность, при помощи которой они поручают другому человеку представлять свои права, например, во время общих собраний, или разрешают ему доступ к информации из домового дела в BIS.

Для того, чтобы создать доверенность, нужно зайти в раздел Mani dati («Мои данные»), открыть раздел Pilnvaras/Deleģējumi («Доверенности/Делегирование») и выбрать вид доверенности – Ekspuatācijas pilnvaras/delegējumi («Эксплуатационные доверенности/делегирование»). Далее в нижней части окна нужно выбрать строку Jauna īpašnieka pārstāvēšanas tiesību pilnvara («Новая доверенность на право представлять собственника»). Именно такая доверенность позволит другому человеку, как частному, так и юридическому лицу, представлять вас в вопросах управления домом.

Управляющий должен помочь с оформлением доверенности

– Если у человека нет технической возможности самому создать доверенность в BIS, то он имеет право обратиться за помощью к управляющему, который и должен создать и внести доверенность в электронную систему, – напоминает представитель Государственного бюро строительного контроля. 

Также любой собственник квартиры может вносить изменения в такие разделы электронной домовой книги, как «Опросы» и «Общие собрания», причем независимо от того, есть у дома управляющий или нет.

– В разделах «Опросы» и «Общие собрания» есть зеленые кнопочки, при помощи которых собственники могут присоединить сведения об инициированном ими опросе или запланированном в доме общем собрании. Это первый шаг для того, чтобы организовать в доме принятие общих решений, – говорит Ивета Путне.

Далее активистам потребуется внести в BIS описание собрания или опроса, а также сформулировать вопросы для анкетирования (допустимы варианты ответа «да» или «нет»).

– После того, как вы заполните все формы, остальные собственники квартир вашего дома получат об этом информацию в системе. Далее каждый из них может проголосовать прямо в BIS и даже сделать это заранее, так сказать, отдав свой голос на хранение, а также прокомментировать свое решение. А сама система затем сосчитает голоса и создаст электронный протокол с результатами голосования.

Если же общее собрание организовано вне системы BIS, то в систему нужно внести все связанные с этим документы, то есть документы об организации собрания или опроса и протокол с принятым решением.

Домовое дело уже готово!

В принципе, в BIS уже имеются домовые дела обо всех многоквартирных домах Латвии, напоминает Ивета Путне:

– Даже если управляющий еще не активизировал дело и не начал его заполнять, то собственники квартир по адресу bis.gov.lv уже могут увидеть основную информацию о своем доме, которая уже собрана в государственных регистрах. Скажем, если вы хотите создать общество собственников, то из домового дела уже сейчас узнаете имена и фамилии владельцев других квартир в вашем доме (тех, кто занесли свои права собственности в земельную книгу).

Как действовать, если нужна консультация?

Многими домами в Латвии управляют общества собственников квартир. Для того, чтобы они получили доступ к BIS в качестве управляющих, они должны иметь договор на управление домом и зарегистрироваться в Регистре управляющих.

Часто возникает вопрос: обязан ли представитель общества собственников квартир, управляющего домом, иметь специальную квалификацию третьей степени в вопросах управления?

– Если жилая площадь дома не превышает 1500 квадратных метров, то обществу не нужен работник соответствующей квалификации в вопросах управления.  Если же дом имеет большую площадь, то работник-профессионал потребуется, – поясняет эксперт.

Если вы управляете домом и хотите начать пользоваться BIS для ведения домового дела, но не знаете, с чего начать, то в Государственном бюро строительной информации обещают помочь. Обратиться к консультантам можно по телефону 62004010, а также по электронной почте Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

Главное о домовом деле из Закона об управлении жилыми домами

Статья 8. Домовое дело

(1) Домовое дело должно быть оформлено на каждый многоквартирный жилой дом.

(2) Ведением домового дела занимается собственник жилого дома, если он не уполномочил для этого другое лицо (в дальнейшем – ведущий домового дела).

(3) Ведущий домового дела включает в домовое дело следующие документы или информацию:

1) решения собственников жилых домов;

2) договор управления жилым домом или договор взаимных полномочий между собственниками квартир об управлении жилым домом;

3) доверенности собственников жилого дома на управление жилым домом;

4) договоры, применимые к деятельности по управлению жилым домом;

5) документы, связанные с планированием и организацией работы по управлению жилым домом:

а) планы работ по управлению,

б) сметы,

в) отчеты о фактических доходах и расходах,

г) сведения о сумме накопленных средств,

д) акты о проведении работ по техническому обслуживанию.

6) сведения об обследовании жилого дома и прилегающего к нему земельного участка, а также оборудования и инженерных сетей жилом доме;

7) данные о верификации общедомовых и квартирных счетчиков, а также их показания, если только они не считываются дистанционно и если у собственников нет договора прямых платежей с поставщиком услуг;

8) план земельного участка, прилегающего к жилому дому;

9) прочие документы или сведения, помещаемые в домовое дело по решению собственников квартир или по усмотрению ведущего домового дела.

(4) Документы в домовом деле оформляются в виде бумажного или электронного документа, а в случаях, предусмотренных частью пятой настоящей статьи, в форме электронного документа в BIS.

(5) В BIS готовятся следующие документы домового дела:

1) решения, принятые на общем собрании собственников квартир или во время опроса;

2) доверенности от собственников квартир по вопросам управления жилым домом;

3) сведения, упомянутые в подпунктах «a» и «г» 5-го пункта третьей части данной статьи;

4) сведения, указанные в пункте 6-м части третьей настоящей статьи.

(6) Ведущий домового дела добавляет в BIS следующую информацию, электронные документы или их производные:

1) решения собственников жилого дома, если они оформлены не в BIS;

2) договор управления жилым домом или взаимное соглашение собственников квартир об управлении жилым домом;

3) выданные собственниками жилого дома доверенности на управление жилым домом, если собственник жилого дома не подготовил их в BIS;

4) документы, указанные в подпунктах «б», «в» и «д» пункта 5-го части третьей настоящей статьи.

(7) Ведущий домового дела может добавить в BIS информацию, указанную в пункте 7-м части третьей настоящей статьи, о верификации общедомовых счетчиков, а также данные о потреблении, если они не считываются дистанционно.

(8) Другую информацию, необходимую для управления жилым домом, которая основана на технической документации, такую, как, например: строительные проекты, энергетический паспорт или временный энергосертификат дома и их приложения, заключения технического обследования дома, ведущий домового дела получает с использованием функционала BIS.

(9) Если настоящим законом не установлено иное, собственник жилого дома или ведущий домового дела для подписания информации использует особое средство электронной подписи, доступное в электронном сервисе BIS. Это нужно, если информация уже не подписана защищенной электронной подписью. Также собственник квартиры или ведущий домового дела может совершать иные действия в BIS, в том числе - подтверждать соответствие данных оригиналу документа 

(10) Документы, подписанные в BIS, имеют такую же силу, как подписанный вручную документ или электронный документ, подписанный надежной электронной подписью.