Правила ведения домашнего дела и его актуализации

Изданы в соответствии с 8-й статьей четвертой части Закона об управлении жилыми домами.

I. Общие вопросы

1. Правила определяют порядок ведения и актуализации домашнего дела в многоквартирных жилых домах.

2. Домашнее дело создает, ведет и актуализирует владелец многоквартирного жилого дома, управляющий или доверенное лицо владельца (в дальнейшем – ведущий домашнего дела).

3. Запрещено отдавать домашнее дело на хранение другому лицу.

4. Ведущий домашнего дела отвечает за соответствие информации, включенной в дело, требованиям нормативных актов и обеспечивает защиту этой информации в соответствии с нормативными актами.

5. Ведущий домашнего дела отвечает за его хранение и защиту.

6. В ведении домашнего дела применяются сроки, упомянутые в этих правилах, если только в договоре на управление не оговорены другие сроки.

II. Требования к оформлению домашнего дела

7. Домашнее дело можно вести как в виде бумажного документа, так и в электронном формате.

8. Ведущий домашнего дела выбирает такую форму ведения дела, которая обеспечивает сохранность и актуализацию включенной в документы информации.

9. Домашнее дело в электронном формате ведут в соответствии с нормативными актами об оформлении электронных документов.

10. Документ, подготовленный в электронном виде, сохраняют в той форме, в которой он изначально создан, отправлен или принят.

11. Домашнее дело должно иметь титульный лист, на котором указывают адрес дома и год начала ведения дела.

12. Домашнее дело состоит из четырех частей.

13. В каждой части домашнего дела помещают указатель содержания. В содержании указывают все приложенные документы с пометкой о количестве листов в каждом. В содержании указывают форму каждого из приложенных документов.

14. Если домашнее дело ведется как в виде бумажного документа, так и в электронном формате, такие указатели содержания используют для обеих форм ведения дела.

15. В домашнее дело в хронологическом порядке (от старых документов – к новым) включают документы, содержащие или дополняющие содержащуюся в домашнем деле информацию. Документы включаются в соответствующий раздел, нумеруя страницы в порядке возрастания.

16. В домашнее дело включают оригинал документов или их копии, заверенные в определенном порядке (выписки, заверенные копии, дубликаты и т.п.). Исключением являются описанные в данных правилах случаи, в которых разрешено прилагать копии документов.

17. Если в нормативных актах указано, что включаемый в домашнее дело документ должен соответствовать определенным требованиям к содержанию или форме, то ведущий домашнего дела включает документ, соответствующий этим требованиям.

18. Во включенных в домашнее дело документах не допускаются поправки в виде стертой или зачеркнутой информации. Лицо, делающее любую поправку в домашнем деле, заверяет ее собственной подписью.

19. Если домашнее дело в жилом доме ведет управляющий, в завершении домашнего дела указывают сведения о лицах, ознакомленных с имеющейся в домашнем деле информацией.

20. Отдельно от домашнего дела ведется досье, в которое помещают документы, утерявшие свою актуальность (далее – архивное досье). Документами, утратившими актуальность, признаются такие, которые выполнены или имеют истекший срок действия. Ведущий домашнего дела помещает документы в архивное досье по истечении двух и более лет после утери ими актуальности. Ведущий домашнего дела до 1 февраля следующего года сшивает и подписывает документы и обеспечивает хранение досье. Требование к сшиванию не относится к документам, которые оформлены согласно нормативным актам об оформлении электронных документов. В указателе содержания соответствующей части домашнего дела рядом с упоминанием документа делают пометку о его перемещении в архивный том. Архивное досье сохраняется два года и больше, если такой срок указан управляющим.

III. Условия заполнения частей домашнего дела и актуализации информации

21. В первую часть домашнего дела включают копии таких документов, которые подтверждают права собственности на недвижимое имущество, и копию дела кадастровых замеров жилого дома (квартирной собственности), а также упомянутые в нормативных актах основные документы жилого дома. Документы, на основании которых произведены изменения в уже включенных в домашнее дело основных документах дома, необходимо присоединить к делу в течение 10 рабочих дней после их получения.

22. Во вторую часть домашнего дела включают сведения о собственниках жилого дома и владельце государственного жилого дома:

22.1. данные о собственниках жилого дома или владельце государственного дома вписываются в список собственников и владельцев жилого дома, в котором отдельно указывают соответствующие идеальные части дома и их собственников или владельцев (для физических лиц – имя, фамилия, персональный код, для юридических лиц – название и регистрационный номер);

22.2. данные о собственниках квартир вносят в список, в отдельной графе которого указывают номер соответствующей квартиры и ее собственника (для физических лиц – имя, фамилия, персональный код, для юридических лиц – название и регистрационный номер);

22.3. в случае смены владельца новый собственник сообщает об этом ведущему домашнего дела в течение 10 рабочих дней после закрепления прав собственности в соответствующей Земельной книге, предоставив копию удостоверения земельной книги. Ведущий домашнего дела в течение двух рабочих дней вносит изменения в список владельцев квартир. Список ведут таким образом, чтобы замена всех владельцев была видна.

23. В третью часть домашнего дела включают технические документы на жилой дом. Документы, на основании которых сделаны изменения в уже включенных в дело документах, в домашнее дело вносят в течение 10 рабочих дней после их получения.

24. В четвертую часть домашнего дела включают копии документов, подтверждающих законность формы управления жилым домом, другие предусмотренные нормативными актами документы, а также документы на проведение всех обязательных работ и прочих действий по управлению жилым домом и подтверждения их выполнения. К четвертой части домашнего дела присоединяют документы, на основании которых учреждены права сервитута (особый вид вещного права, заключающийся в праве пользоваться в установленных пределах чужой вещью или ограничивать её собственника в определённом отношении – ред.) в пользу других лиц или другого земельного участка.

25. В четвертую часть домашнего дела включают:

25.1. распечатки бухгалтерских документов дома (за предыдущий месяц), которые получены от каждого собственника идеальной части жилого дома или владельца квартиры и которые подтверждают платежи, перечисленные поставщикам услуг – до последнего дня каждого следующего месяца;

25.2. показания счетчиков (как общего, так и индивидуальных или установленных в других помещениях) за предыдущий месяц, если расчеты с поставщиками услуг ведутся через посредство управляющего – до последнего дня каждого следующего месяца;

25.3. обзор фактических доходов и расходов жилого дома за каждый предыдущий квартал – до пятнадцатого числа первого месяца аналогичного квартала следующего года. Обзор фактических доходов и расходов жилого дома за предыдущий календарный год – до 31 мая следующего года;

25.4. документы, связанные с планированием технического содержания жилого дома – в течение 10 дней после утверждения соответствующего плана в порядке, оговоренном нормативными актами;

25.5. документы, подтверждающие выполнение работ по техническому содержанию дома (обслуживание теплосетей, электросетей, водопровода и канализации и прочих работ) – в течение двух рабочих дней после проведения соответствующих мероприятий или после подписания акта сдачи-приема работ; 25.6. информация об объеме накопленных средств – раз в год.

26. В домашнее дело можно включать прочую существенную информацию по управлению и обслуживанию жилого дома.

IV. Предоставление информации

27. Собственник жилого дома имеет право ознакомиться с материалами домашнего дела в присутствии ведущего дела.

28. Ведущий домашнего дела, основываясь на письменном запросе учреждения, отвечающего за надзор по выполнению нормативных актов, регулирующих ведение домашнего дела, обязан предоставить этому учреждению информацию из домашнего дела, касающуюся вопросов управления жилыми домами, находящимися в его компетенции.

29. Ведущий домашнего дела, основываясь на письменном запросе, обязан предоставить информацию, содержащуюся в третьем и четвертом разделе домашнего дела, государственным и муниципальным учреждениям, если эта информация необходима для выполнения ими функций и учреждения обосновывают эту необходимость в информационном запросе.

30. Если домашнее дело ведет управляющий, в завершении дела должны быть включены сведения:

30.1. о дате просмотра домашнего дела;

30.2. о том, какие разделы домашнего дела были просмотрены. Также нужно отметить, какая информация была скопирована или другим образом перенесена;

30.3. о лице, которое ознакомилось с домашним делом, указав его имя, фамилию, представляемое им учреждение и подпись.

V. Заключительные вопросы

31. В начале ведения домашнего дела, в него помещают документы, находящиеся в распоряжении ведущего домашнего дела, а также присоединяют указатель содержания. В третью часть домашнего дела документы можно не помещать – за исключением тех случаев, когда нормативные акты и заключенные управляющим договоры предусматривают заполнение этой части.

32. Документы, необходимые управляющему для обеспечения непрерывного процесса управления, управляющий может не помещать в домашнее дело. Такие документы управляющий присоединяет к делу, когда передает права управления или права ведения домашнего дела другому лицу.

33. Если права на управление жилым домом или на ведение домашнего дела передаются другому лицу, то оно присоединяет к домашнему делу акт сдачи-приема, в котором указывается дата перенятия ведения домашнего дела и документы, которые присоединены к домашнему делу, а также те документы, которые еще предстоит присоединить. Акт сдачи-приема домашнего дела подписывает прежний ведущий и лицо, перенимающее права на ведение такого дела.

34. Перенимая ведение домашнего дела, новый ведущий удостоверяется, что документы, присоединенные к домашнему делу, соответствуют указателю его содержания. Если между лицом, сдающим домашнее дело, и лицом, его принимающим, возникают разногласия по поводу соответствия приложенных документов указателю содержания, упомянутые разногласия фиксируются в акте сдачи-приема домашнего дела.